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Office Manager

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Rattaché à la Directrice Administrative et Financière, vous l'accompagnez dans la gestion administrative quotidienne de l'entreprise.

Principales missions :

Ressources Humaines (50%)

  • Participation à l’établissement de divers documents RH (notes de service, livret d’accueil, DUER...),
  • Suivi et traitement des dossiers de formation en lien avec notre OPCO,
  • Prise en charge de la gestion des notes de frais de certains collaborateurs,
  • Suivi des congés et des titres restaurants,
  • Qualité de vie au travail : aménagement des locaux de façon conviviale, création et analyse de questionnaires trimestriellement,
  • Gestion des mouvements de personnel : préparation poste de travail et documents administratifs, adresse email, accès aux logiciels...
  • Organisation d’événements (séminaire annuel, soirées, réunions externes, événements ponctuels).

Finance (35%)

  • Saisie des factures dans notre outil de gestion,
  • Transmettre les factures codifiées analytiquement et contrôlées au cabinet comptable,
  • Suivre la facturation des fournisseurs et les coûts de fonctionnements,
  • Classement et archivage de documents (factures, contrats, notes de frais...),
  • Contrôler et envoyer les factures clients.

Administratif (10%)

  • Accueil physique et téléphonique,
  • Traitement du courrier de l'entreprise,
  • Gestion du calendrier des salles de réunion,
  • Organisation de réunions et l'accueil des participants,
  • Réservations diverses : salles, restaurants, billets de train...,
  • Gestion de la boite email accueil,
  • Commande de fournitures et de consommables,
  • Négociation de certains contrats et gestion de la relation avec les prestataires de fonctions supports (bailleur, nettoyage...),
  • Support dans la gestion du parc informatique et téléphonique.

Transverse (5%)

  • Challenger et optimiser les processus administratifs et de gestion : outils, procédures, classements,
  • Animation des réseaux sociaux : LinkedIn, twitter...
  • Envoi de campagnes d’emailing.

Cette liste de tâches comprend vos principales responsabilités, elle n'est pas limitative.

Profil

De formation Bac +2 minimum, vous justifiez d'au moins 3 ans d'expérience à un poste similaire dans un environnement exigeant.

Vous êtes pro-actif, autonome et dynamique. Vous aimez l'esprit start-up et le travail en équipe. Vous êtes reconnu pour votre polyvalence, votre rigueur et votre sens de l'organisation.

Vous maîtrisez les outils informatiques et êtes disponible pour une prise de poste aux alentours de début septembre 2020.

Nous vous proposons

  • CDI temps complet,
  • Excellente ambiance de travail,
  • Opportunité de participer activement à un projet d'entreprise,
  • Mutuelle entreprise avantageuse,
  • Panier de fruits chaque semaine au bureau et café à volonté,
  • Titres restaurant,
  • Accord d'intéressement,
  • Moments conviviaux tout au long de l’année.
  • Rémunération selon profil
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